Dokumenty firmy to usługa skierowana dla firm prowadzących księgowość wewnętrznie, za pomocą Rachmistrza nexo/GT lub Rewizora nexo/GT. Umożliwia pracownikom szybką wysyłkę dokumentów do działu księgowości firmy, przykładowo w formie PDF, skanów lub zdjęć. Wbudowana funkcjonalność OCR znacznie przyspiesza wprowadzanie takich dokumentów do systemu.

Wdrożenie usługi Dokumenty firmy pozwala na zarządzanie obiegiem dokumentów wewnątrz firmy, a także usprawnia pracę zdalną.

Aplikacja oferuje trzy sposoby pracy z dokumentami:

Automatyczna wysyłka do programu księgowego

To najprostszy scenariusz. W tym sposobie pracy, dokumenty są przesyłane bezpośrednio do programu księgowego – w formie plików PDF, skanów lub zdjęć.

Po zalogowaniu do usługi, pracownik ma dostęp do wysłanych dokumentów, ma także możliwość dodania kolejnego. Istnieje możliwość dodania opisu do danego dokumentu. Następnie dokument zostaje wysłany do programu księgowego. Do czasu jego odbioru, jest możliwość zmiany opisu lub usunięcia dokumentu (np. wysłanego omyłkowo).

Akceptacja dokumentu przed wysyłką do programu księgowego

W tym trybie pracy, przesłanie dokumentu do programu księgowego wymaga uprzedniej weryfikacji/akceptacji. Mogą tego dokonać wyłącznie określeni użytkownicy systemu – np. kierownik działu.

Po wyborze konkretnego dokumentu, uprawniony użytkownik może albo zaakceptować dokument (co będzie skutkowało automatyczną wysyłką do programu księgowego) albo odrzucić (co oznacza usunięcie dokumentu).

Obieg dokumentów

Ten tryb pracy pozwala na stworzenie własnej, elastycznej ścieżki przekazywania dokumentów wewnątrz firmy. Co ważne, pozwala obsłużyć także takie dokumenty, które muszą trafić do programu księgowego: umowy, oferty, faktury pro forma…

Przykładowy obieg dokumentów może wyglądać tak:

  • pracownik wczytuje fakturę kosztową;
  • osoba odpowiedzialna za zarządzanie dokumentami odbiera fakturę, jednak odsyła ją z powrotem do pracownika z prośbą o doprecyzowanie przedmiotu faktury;
  • pracownik opisuje dokument;
  • osoba odpowiedzialna za zarządzanie dokumentami zapoznaje się z opisem i przekazuje do kierownika odpowiedniego działu celem akceptacji;
  • kierownik zapoznaje się z dokumentem i – jeśli wszystko się zgadza – akceptuje fakturę i przekazuje ją do księgowości;
  • księgowa wczytuje fakturę do programu księgowego.

Na każdym etapie możliwe jest dodanie komentarza do dokumentu. Możliwe jest także sprawdzenie historii obiegu danego dokumentu.

InsERT - Pobierz demo